Proceso para exportar - ¿Estoy preparado?

El proceso de exportación es un paso muy importante para cualquier empresa o startup que quiere crecer. Aquí os aclaramos los pasos a seguir.

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La expresión “empezar la casa por el tejado” tendría su equivalente en la internacionalización de las empresas en empezar a vender a países terceros, sin ni siquiera saber que es un Incoterm.

Hoy en día es fácil pensar que el mercado es el mundo y que igual de “sencillo” es vender al pueblo de al lado que al continente de al lado. Nada más lejos de la realidad.

En un mundo cada vez más globalizado, esta interconexión puede hacer que cualquier problema al otro lado del mundo ocasione un efecto dominó en el sistema de aprovisionamiento, las cadenas logísticas y las leyes de la oferta y la demanda. En consecuencia, se pueden ver afectadas también las ventas de nuestro producto y nuestro proyecto empresarial. Además, como respuesta a esta fragilidad del sistema, desde la Oficina técnica de barreras a la internacionalización  de ACCIÓ estamos observando como el proteccionismo a nivel mundial se incrementa, habiendo cada vez más requisitos Técnico-administrativos para exportar o importar un producto.

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Es por ello por lo que preparase y comprender bien en que consiste el proceso de exportación antes de internacionalizarse, es fundamental para asegurar el éxito y minimizar los riesgos. Más vale prevenir que curar.

Pre-exportación

La internacionalización de una empresa puede ser fruto de la necesidad, de la inquietud, o de un plan estratégico. Sea cual sea la razón, antes de intentarlo debemos saber si estamos preparados y hacernos las siguientes preguntas:

  • ¿Qué parte de mi producción puedo destinar a la exportación?

    Es imprescindible saber qué parte de la producción vamos a o podemos destinar a la exportación, e incluso si seremos capaces de aumentar dicha cantidad en el caso que sea necesario. De ello pueden depender decisiones como qué mercado y segmento atacar, e incluso la inversión que nos podemos permitir, calculando los beneficios potenciales acorde con el volumen exportado.

  • ¿Dispongo de personal preparado o de un departamento de exportación?

    Los beneficios de exportar y diversificar mercados son muchos, pero iguales o mayores son las barreras de todo tipo que hay que sortear. Puede que tengamos en la empresa un gran equipo comercial, pero que este no sea el adecuado para trabajar en exportación. Antes de empezar debemos preguntarnos:

    • ¿Mi equipo sabe idiomas?

      El inglés es importante, pero es una base. Incorporar personal que domine el idioma, e incluso la cultura, de los consumidores de los países que marquemos como objetivo puede ser la clave de una buena comunicación y del éxito.

    • ¿Están familiarizados con la documentación de exportación?

      Exportar a países terceros es sinónimo de pasar aduanas, y eso es sinónimo de normativa y documentación que debemos conocer y dominar:
      • Documentación de transporte internacional
      • Documentación de aduanas
      • Documentación y normativa local específica para nuestro producto en el mercado de destino.
      • Etc.
    • ¿Conocen cómo gestionar la fiscalidad internacional?

      IVA intracomunitario e impuestos derivados de la importación a destino, entre otros, requieren un trato especial, distinto al que damos a los derivados de las ventas nacionales.

  • La exportación requiere inversión. ¿Tengo presupuesto destinado a la internacionalización?

    Antes de penetrar un mercado exterior, puede que sea necesario hacer un estudio de mercado. Necesitaremos adaptar nuestra página web al consumidor en destino, y trazar una campaña de márquetin, y puede que incluso debamos invertir en plataformas de comercio electrónico locales, si es ese el canal que elegimos. Además, deberemos muy probablemente adaptar nuestro producto a los estándares o gusto del consumidor en destino.

    El presupuesto necesario puede depender de muchos factores, desde el mercado y el canal elegidos, al segmento de población y consumidores que formen parte de nuestro target. Sea como sea, es imperativo disponer de un presupuesto específico que, dependiendo del mercado, puede representar incluso cientos de miles de euros.

Proceso de exportación

Si somos capaces de responder positivamente a las cuestiones anteriores, podemos empezar a exportar. Ya hemos visto con los planteamientos anteriores que hay muchos factores a tener en cuenta, al igual que hay distintos estadios en el proceso de exportación que debemos conocer. A continuación, detallamos esos estadios:

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  • Detectar mercados prioritarios

    Qué mercados queremos penetrar es la primera pregunta que nos tenemos que hacer. Hay mercados muy maduros y bien estructurados, pero a menudo es donde vamos a encontrar una mayor competencia. Lo mismo nos puede pasar con los mercados vecinos o más próximos, aunque seguramente nos será más fácil cumplir con las normativas vigentes, como pasa con los mercados europeos. Es siempre recomendable basar nuestras decisiones en datos, estudios de mercado y de producto para asegurar, dentro de lo posible, el éxito.

  • Identificar clientes potenciales y negociar acuerdos comerciales

    ¿Quién es nuestro cliente? Es a menudo una de las peguntas más difíciles. Es sinónimo de preguntarse cuál es el mejor canal de venta y distribución. ¿Queremos y podemos vender directamente al cliente final? Si podemos hacerlo, ¿cuál es mejor, el canal Online, el Offline o ambos? ¿Necesitamos uno o varios distribuidores que conozcan bien el mercado y lo trabajen en nuestro nombre? ¿Una vez identificados, qué tipo de trato o contrato debemos firmar? ¿Y si nos piden exclusividad, es bueno darla? ¿En qué condiciones? Una vez más, tomar dichas decisiones basándose en un estudio de mercado o un experto que nos acompañe en el proceso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

  • Cumplir con la regulación en destino

    Los estándares para productos alimentarios, farmacológicos o de cualquier otro tipo pueden variar en cada mercado. Cumplir con la regulación de cada país no es aconsejable, es imperativo y una barrera que no se puede esquivar. Es importante identificar qué certificados vamos a necesitar, donde podemos tramitarlos, qué coste van a tener y el tiempo necesario para obtenerlos.

  • Preparar el envío y la gestión del transporte

    La actual crisis logística, de transporte de mercancías y energética que estamos viviendo nos obliga a ser especialmente ágiles y eficientes. Desde la Ventanilla de Aprovisionamiento y Logística, donde ayudamos a las empresas a optimizar sus recursos, atendemos semanalmente a empresas con problemas relacionados con los siguientes aspectos a los que te aconsejamos que prestes atención.

    • Etiquetado: las normas de etiquetado pueden variar en cada país y es, en muchos casos, obligatorio cumplir con las normas.
    • Embalaje: hay un factor estético a tener en cuenta, pero otro de seguridad aún más importante, y es que debemos asegurar que nuestro producto llegue intacto al consumidor.
    • Transporte: dependerá del acuerdo al que hayamos llegado con nuestro cliente, e incluso del Incoterm que apliquemos. Debemos decidir y pactar hasta dónde llega nuestra responsabilidad y nuestras obligaciones, pero en cualquier caso es recomendable disponer de un buen transitario u operador logístico a quien consultar.
  • Cumplir con las obligaciones aduaneras

    Nuestras obligaciones aduaneras variaran, una vez más, en función de lo acordado con nuestros clientes o distribuidores y de nuestra responsabilidad. Dependiendo de si somos nosotros quienes nos encargamos del proceso de importación en el país de destino, o si lo hace nuestro cliente, nuestras obligaciones aduaneras pueden ser muchas o muy pocas.

  • Gestionar el cobro

    ¿Cobro anticipado? ¿Antes de salir la mercancía de mi fábrica? ¿Una vez llego a destino? ¿Mediante un crédito documentario? En euros, dólares, ¿yuanes? ¿Con qué tipo de cambio? ¿Debería disponer de un seguro?

    Son todo preguntas a las que debemos ser capaces de dar respuesta, teniendo en mente siempre la premisa de la seguridad y minimizando el riesgo de impago, aunque en ocasiones nos veamos obligados a ser flexibles para garantizar una venta.

  • Cumplir con las obligaciones fiscales

    Como ya vimos anteriormente, cumplir con la fiscalidad internacional no es solo una cuestión de obligación sino de cómo hacerlo, que formularios y registros rellenar, y cada cuando presentarlos. Si en primera instancia nuestro departamento no está familiarizado, es muy recomendable contratar, aunque sea temporalmente, un experto en fiscalidad internacional que nos ayude a establecer los procedimientos correctos.

Post exportación/venta

Gestión de incidencias, devoluciones, producto en mal estado, son problemáticas que gestionamos de forma ágil en mercados locales y nacionales. Esto cambia cuando ponemos unos miles de quilómetros de por medio. El mundo se mueve cada día más rápido, e igual de rápida debe ser nuestra respuesta. La capacidad de gestión de una incidencia o la devolución de un producto hará que un cliente vuelva a confiar en nosotros o no. Para garantizar que así sea, puede que tengamos que plantearnos cosas como:

  • ¿Necesito tener un almacén en destino y stock?
  • ¿Necesito un representante en el país de destino?

Cuestionar nuestra capacidad, hacernos todas estas preguntas y más, nos ayudará a trazar una buena estrategia. Algunas de estas preguntas las responderemos durante el proceso, y en algunas ocasiones incluso nos equivocaremos. Pero si nos las hemos planteado y hemos dado respuesta a parte de ellas, estaremos más preparados per emprender el camino a la internacionalización.